Informationen und Einverständniserklärung zur Nutzung der „TEAMS-WEB-Konferenz“

Die SiCom AG nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre uns überlassenen personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.


Zweck der „Teams-WEB-Konferenz“

Mit einer von uns übermittelten E-Mail erhalten Sie eine Einladung für eine individuelle „TEAMS-Web-Konferenz“. Es handelt sich dabei um eine WEB-Konferenz innerhalb einer geschlossenen Benutzergruppe.

Wir nutzen diese „WEB-Konferenz-Software“ um auf möglichst komfortable Art und Weise Informationen mit Ihnen auszutauschen.

 

Allgemeine datenschutzrechtliche Hinweise zur Nutzung

Im Rahmen der Nutzung der WEB-Konferenz-Software werden programmseitig personenbezogene Daten erhoben und ggf. auch auf Servern außerhalb der EU verarbeitet und gespeichert. Die Konferenz-Software „MS-Teams“ wird durch die Firma Microsoft Inc. mit Hauptsitz in den USA bereitgestellt. Lt. Microsoft werden Daten, in Verschlüsselter Form übermittelt. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass in den USA nicht das gleiche Schutzniveau für personenbezogene Datenbesteht wie bei uns in Europa. Die Datenverarbeitung in den USA kann durch deren nationale Sicherheitsbehörden überwacht werden. Inwiefern die von Microsoft Inc. durchgeführte Verschlüsselung davor schützen kann, können wir nicht beurteilen. Ebenso können wir die bestehenden Rechte Betroffener, gem. Europäischer Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) in diesem Umfeld nicht gewährleisten.

Daher benötigen wir für die Teilnahme an einer WEB-Konferenz Ihre Einwilligung dahingehend, dass Sie dennoch mit der Art der Verarbeitung von Daten einverstanden sind und die Datenschutzbestimmungen von Microsoft akzeptieren.

Diese Einwilligung erklären Sie durch Ihren Beitritt zum einer „WEB-Konferenz“. Sobald die dazu erforderliche Software genutzt wird, übernimmt die Fa. Microsoft die Verantwortung für die, zur Durchführung erhobenen, Daten.

Diese Einwilligung können Sie im Einzelfall und vor Beginn einer WEB-Konferenz jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und die WEB-Konferenz verlassen. Den Widerruf richten Sie in diesem Fall bitte völlig formlos an

datenschutz@sicom-ag.de.

Wenn Sie der Verarbeitung widersprochen haben können Sie jedoch nicht mehr an der „WEB-Konferenz teilnehmen.

Für die von uns und unseren Mitarbeitern im Rahmen der Durchführung der TEAMS-WEB-Konferenz erhobenen Daten gelten selbstverständlich die Regelungen der DSGVO.

Ohne eine vorherige Zustimmung erfolgt durch uns keine Protokollierung von Ergebnissen/Inhalten einer WEB-Konferenz. Falls von Ihnen durchgeführt werden die Chatinhalte mindestens für die Dauer der Sitzung protokolliert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.


Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von unseren Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Werden im Zusammenhang mit der Nutzung der „TEAMS-WEB-Konferenz-Software“ personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet, die nicht unmittelbar für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, jedoch als elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ erforderlich sind, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Soweit für die Durchführung einer „TEAMS-WEB-Konferenzen“ ein Vertragsverhältnis besteht ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hierbei steht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ im Vordergrund.


Art und Umfang der Verarbeitung von Daten

Bei der Nutzung der WEB-Konferenz-Software werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an der WEB-Konferenz selbst machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename,

  E-Mail-Adresse,

  Profilbild (optional und nur dann, wenn Sie es zuvor selbst eingetragen haben),

  Bevorzugte Spracheinstellung,

  Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort Text-, Audio- und Videodaten, Ländercode

Sie haben die Möglichkeit, in innerhalb einer WEB-Konferenz die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der WEB-Konferenz anzuzeigen.

Um die Anzeige von Videobildern und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.


Datenübermittlung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt durch die SiCom AG zum Zwecke der Durchführung der WEB-Konferenz, eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht.

Die Verarbeitung von Daten durch die Fa. Microsoft Inc. erfolgt ebenso zum Zwecke der Durchführung einer WEB-Konferenz und kann von der SiCom AG jedoch nicht beeinflusst werden.

Weitergehende datenschutzrechtliche Hinweise für die Nutzung von „Microsoft – TEAMS“:

Die Datenschutzbedingungen von Microsoft Inc. Sie unter folgenden Links:

    https://privacy.microsoft.com/de-de/

    https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

    https://account.microsoft.com/account/privacy?    refd=privacy.microsoft.com&ru=https%3A%2F%2Faccount.microsoft.com%2Fprivacy%3   Frefd%3Dprivacy.microsoft.com&destrt=privacy- dashboard


Rechte der Nutzer

Für die in unserem Verantwortungsbereich liegende Verarbeitung von personenbezogenen Daten haben Sie das Recht

  auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  auf Löschung (Art. 17 DSGVO), insofern keine gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung dem entgegenstehen

  auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  auf Widerspruch der Verarbeitung, wenn die Verarbeitung auf Grundlage von Art.6 Abs1 lit. e erfolgt /Art. 21 DGVO)

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.